Como Debería Funcionar el Flujo Informático en el Sector Hospitalario

Como Debería Funcionar el Flujo Informático en el Sector Hospitalario

Situación Corriente y Riesgos. El sector de la salud en la mayoría de los países del mundo pueden ser entidades carácter público o privado.

El problema que ambos enfrentan independientemente de los términos políticos o normativos que los rigen, reside en la manera como se administran estas instituciones y en la tecnología con la que el grupo gerencial se apoya. No entraremos en detalles de forma para determinar si en realidad las instituciones de salud privada son mejores que las públicas o viceversa, pues existen países en donde cualquiera de estos sistemas puede tener mejor liderazgo y administración que otros.
Sin importar su ubicación o el carácter corporativo de las instituciones de salud, siempre habrá tres esferas que administrativamente deben tenerse en cuenta: Admisiones (ventas), Operaciones (ejecuciones) y Finanzas
ADMISIONES. Es el área donde todo se inicia, allí es donde los pacientes llegan y se registran. El flujo informático que se genera en el área de registro alimenta prácticamente todos los demás departamentos de la institución y es información que puede estar incluso disponible para terceros, como puede ser el caso de familiares y amigos preguntando por sus parientes o conocidos.

Es muy común en la mayoría de las instituciones médicas que cuando el paciente se presenta en el área de registro, este deba diligenciar por escrito una serie de formatos sin importar si el paciente está allí por primera vez o ya estaba como existente dentro del sistema de récords. En cualquier caso, el paciente aparte de llenar el registro debe presentar también su tarjeta de identificación y su seguro médico, los cuales son fotocopiados por los encargados de las admisiones. Muchas veces sucede que estos formatos no quedan bien diligenciados o la información no es legible debido a la forma como el paciente escribe. En ambos casos se corre el riesgo de no tener completa y fidedigna información. Es aquí donde comienza el viacrucis de las instituciones u organizaciones médicas, debido a que los formatos y fotocopias empiezan a circular o a intercambiarse entre distintas oficinas y personal hasta que llegan a su destino final, donde empezaran a acumularse junto a otros expedientes mientras el cotejo, verificación y de archivacion de la información se inicia. A lo anterior se suma la diaria tarea de búsqueda y transferencias de historias clínicas y los envíos de información de reclamos a las agencias de seguros para el pago de las atenciones médicas realizadas y de no ejecutarse de manera electrónica, puede ser un proceso tedioso y lento. Además, la falta de espacio debido al mayor volumen de archivos y expedientes y las potenciales confusiones con estos, pueden crear el escenario perfecto para la pérdida, extravío o mala asignación de localización de las historias clínicas. Crecimiento de infraestructura y personal. Operaciones (Ejecuciones) es un proceso complejo que tiene como misión interconectar informáticamente todos los departamentos de la entidad, para cruzar y controlar posibles variaciones de información y su flujo final a las respectivas dependencias. Por ejemplo, si un paciente se registra mal o con información incompleta, resulta muy difícil para más adelante, ubicar y proveer información adicional acerca de ese registro en particular. El proceso de operatividad y flujos en una infraestructura hospitalaria deberá tener dentro de sus principales objetivos la preservación de la información clínica de los pacientes en un entorno altamente protegido lejos de posibles riesgos asociados con calamidades, destrucción, robo o extravío. Este tipo de vicisitudes son frecuentes cuando se tienen archivos físicos. Como consultores, hemos visitado muchas instituciones médicas y hemos encontrado casos donde la acumulación física de documentos llega a grados extremos de hacinamiento lo que pone en peligro la integridad de los documentos y principalmente la de las personas que a diario los administran. Recuerde que el papel, considerado como una celulosa, si llega a carecer de las condiciones idóneas de almacenamiento, puede acumular moho y polvo, poniendo en riesgo las condiciones ambientales en los lugares de trabajo expuestas ahora a efectos tóxicos e infecciones de tipo viral. En general la acumulación de manera no profesional de documentos es algo que no se puede tomar a la ligera. Cuando mencionamos “Manera no Profesional” estamos hablando de que existen instituciones donde los centro de acumulación y resguardo de documentos no cuentan con extinguidores, detectores de humo ni sistemas de riego en caso de incendios lo cual pone en riesgo toda la estructura hospitalaria en general. Sabemos que por ley en muchos países a pesar de que los documentos estén digitalizados, estos deberán conservarse físicamente. Pero igual, no hay un control del inventario físico de los documentos y es por esta razón que hemos creado la arquitectura del software llamado Signatura Topográfica, para controlar y organizar metódicamente los archivos físicos de documentos almacenados en cajas documentales. La gran ventaja de tener los archivos físicos convertidos a digitales es que a partir de ese momento los documentos físicos se pueden trasladar a dependencias para un manejo más profesional de los inventarios de papel a través de tablas de retención documental. Las instituciones del campo de la salud se han venido expandiendo de manera rápida dentro de las ciudades principalmente y muchas clínicas y hospitales en algunos casos tienen operaciones y convenios en ciudades intermedias lo cual demanda una mayor estructura de atención, mayor personal y un elevado volumen operativo que incluye funcionalmente más documentos y archivos. Es realmente casi imposible considerar el manejo de las tres variables administrativas: Admisiones, Operaciones y Finanzas sin concebir la ayuda tecnológica de un software que sea capaz de interconectar e integrar todas estas variables. OPERACIONES. FLUJOS ADMINISTRATIVOS E INFORMATICOS. Imagine lo eficiente y seguro de mantener encriptada la información de los pacientes, bajo accesos restringidos y para personal autorizado únicamente. La información puede ser fácilmente visualizada a través de plataformas web como las desarrolladas por nosotros. Esta información, puede ser transferida a través de correo electrónico o un sistema de SmartPhone de telefonía celular y mantenerse exclusivamente privada y así gestionar el intercambio diario de documentación, canalizarla en los lugares y en las manos adecuadas para manejar el proceso operativo con total precisión y rapidez. Los médicos operativamente también se benefician ya que pueden accesar imágenes de exámenes de pacientes de manera remota y hasta a través de sistemas móviles para diagnosticar y transferir radiografías, escanografías y cualquier otro proceso medico de imágenes que se generan a través de PACS para conducirlas dentro de redes CDN que permitan una mayor rapidez en el flujo de imágenes de gran tamaño. Bajo estas circunstancias los médicos podrán diagnosticar e incluso programar citas virtuales con pacientes o conferencias con otros colegas localizados en áreas geográficas distintas a las de sus prácticas profesionales. FINANZAS. Las finanzas dentro cualquier institución independientemente si es una entidad pública o privada es lo que en últimas hace posible que una organización se expanda, subsista e incorpore tecnología para los procesos médicos relacionados con exámenes, ejecuciones, operaciones, mejor atención y cubrimiento para los pacientes. El costo de los equipos médicos y los menores márgenes de utilidad debido a ineficiencias en el sector salud, abogan por que los procesos administrativos sean exactos y eficientes para poder mantener toda la capacidad instalada y de personal de una entidad de salud. Sea hace de manera urgente, entender la necesidad del manejo integral de un sistema médico u hospitalario a nivel corporativo y es por tal razón que todas las labores administrativas relacionados con el flujo informático de una entidad de salud incluyendo el personal hospitalario, el inventario de productos de uso médico, el control de reservas de cuartos, turnos administrativos y horarios de atención se pueden integrar junto a otras labores administrativas de la entidad para un mayor control dentro de la organización.

Luis E Woolley
Global Solutions Software
Washington, D.C.

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Trabajo en equipo, porque falla y como crear uno ganador

Trabajo en equipo, porque falla y como crear uno ganador

Construir un equipo de trabajo y el trabajo en equipo es otro de los temas de administración donde los libros y los consultores abundan.

En realidad es algo simple que usted con la debida atención puede crear con disciplina y entrenamiento.
Antes de abordar el tema, déjenme sumergirlos en una similitud práctica como puede ser el fútbol, un deporte de gran popularidad en cientos de países alrededor del mundo. De los 11 jugadores de plantilla que componen el equipo, siempre existen o sobresalen dos o tres considerados como las figuras.
Observe la diferencia de estas figuras, jugando en un equipo o club particular con una motivación económica, frente al jugar en el equipo nacional donde la motivación es más de carácter patriótico. En el primero existe mayor compaginamiento y trayectoria ya que el mismo equipo juega prácticamente decenas de partidos todo el año. Pero cuando les toca de repente jugar con otra mezcla es allí donde muchos se opacan.
En primera instancia, el pecado más grande que en el segundo ejemplo existe, es mirar al equipo nacional como ese grupo de dos o tres jugadores en donde la fe y los resultados están plasmados exclusivamente en ellos. De este error en apreciación, nacen las innecesarias presiones que acaban con cualquier habilidad individual y por consiguiente dan paso a la desesperación que en últimas, lo único que arroja como resultado son más errores.
Usted puede tener dentro de su equipo nacional al jugador más caro del mundo, al que más goles hace en el exterior y aún así, esto no le garantiza los mejores resultados, por la sencilla razón de que su equipo no es de dos ni es de once jugadores sino quizás de treinta incluyendo aguatero y masajista.
Así mismo ocurre a nivel empresarial de pequeños, medianos y grandes negocios. En primera instancia, los grupos de trabajo se construyen con base en inspiraciones individuales y no de grupo. Segundo, el enfoque principal apunta a los beneficios particulares del equipo y no hacia la satisfacción de los clientes. Tercero, algo que debe entenderse diáfanamente, es que el trabajo en equipo es una disciplina. Es básicamente una cultura, actitud y comportamiento a adoptarse.
Lo anterior implica que cada persona dentro de un grupo o equipo de trabajo tiene la convicción y la capacidad de contribuir al resto del grupo. Todo esto genera confianza a nivel colectivo y es el principal elemento del líder del grupo para conducir a su equipo no hacia un resultado de trabajo sino hacia una misión.

Luis E Woolley
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Washington, D.C.

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Las Reformas a la Salud y sus Imposibilidades

Las Reformas a la Salud y sus Imposibilidades

Le suena familiar? Si claro. Que gobierno de turno no le ha apuntado a este sector?…Y los dardos se siguen saliendo del blanco.
Por otro lado, por muchas cruces que adornen los pasillos de los hospitales, por más que los inaguren con nombres de santos o vírgenes y hasta les inserten en la nomina a monjitas para atenderlos, estos son sencillamente negocios. Los hospitales, clínicas, médicos, enfermeras están para hacer dinero. Al ser un negocio están sujetos a las leyes de oferta y demanda. Así que entre más fumadores, abusadores de licor, drogas, fanáticos de la sal, azúcar, grasas y del poco ejercicio, mayor será la demanda por servicios médicos de toda índole. Algunos dirán, cual es la relación del licor con los servicios de salud? Pues que entre más gente ebria exista en espectáculos públicos o en la calle, mayor es la propensión a accidentes y riñas, que terminan en las puertas de emergencia o las morgue de los hospitales. Mientras tanto la capacidad instalada de los hospitales, clínicas y centros de salud es limitada y el componente profesional en la salud también es limitado. En los Estados Unidos por ejemplo, toca que contratar personal desde África o Las Filipinas porque hay una escasez sistemática de enfermeras a nivel nacional. Hasta el 2012, habían tres médicos por cada mil personas. Las desproporciones en la ecuación donde los pacientes por un lado crecen de manera exponencial mientras los recursos que atienden la salud están casi estancados, hacen imposible e inverosímil pensar en precios bajos para los servicios de la salud, las medicinas o los sistema de cobertura de seguros. Existen países en Latinoamérica por ejemplo, donde más del 50% de la población padece de obesidad. Así mismo, en los Estados Unidos, la obesidad es el mayor problema social junto al abuso de sustancias alucinógenas. Y que decir de las enfermedades sicológicas. En 20 años o quizás menos la ansiedad y las depresiones serán una de las principales causas de mortalidad a nivel mundial, según la Organización Internacional de la Salud. Cual es la solución a todo lo anterior? La respuesta esta en la institución de la medicina preventiva. El problema es que como esta no es negocio y no es conveniente impulsarla pues se quedarían sin pacientes muchos y se afectaría la industria de los medicamentos entonces se mantiene escondida al público. Si de hoy en adelante la gente decidiera comer con moderación y más sanamente, decidiera fumar menos y hacer más ejercicio, entonces la ecuación de oferta y demanda se equilibraría y la mayor competencia entre las instituciones médicas se daría en el plano de los menores precios y el mejor servicio a los pacientes. Preguntará usted, como se puede impartir la medicina preventiva?. La respuesta es: Desde las escuelas o claustros académicos. A través de tecnología (Telemedicina), programas televisivos, telenovelas, vallas publicitarias, zonas de ejercicio en parques públicos, horarios mas “normalizados” en las zonas de tolerancia y más equivalentes a Deepak Chopra y Beto Pérez visitando nuestros países. En el campo institucional, las compañías de seguros de salud podrian establecer “rewards” o descuentos para aquellos pacientes que mejoren sus condiciones de salud de acuerdo al examen anual. Si su colesterol esta en los niveles de 280, 320 y el próximo año usted lo baja a menos de 100 entonces usted podría pagar menos por su seguro de salud. Señoras y señores, la decadencia de una sociedad comienza con las malas condiciones de salud de sus individuos y no es de extrañarse que de allí se derive la destrucción del medio ambiente en el que estos viven.

Luis E Woolley
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Washington, D.C.

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Driving Destruction to Our Families

Driving Destruction to Our Families

The world will benefit from embracing a new approach to living that includes an emphasis on work lifestyle.

A lot of professions in many industries are service related. In other words, many people have jobs that differ from labor production or manufacturing. It is time that businesses and society in general realize the disturbing truth that statistics are currently revealing about job commuting and its repercussions on people, their families, productivity and the environment.

On average, 220 million people in the US commute more than an hour per day not because their work place is far but because of traffic and collisions on the road. Of that figure, 75% prefer the independence of driving rather than relying upon public transportation. Hence, traffic increases contributing to frustration and anger of drivers known as road rage. These statistics can be found on the internet. The same is happening in many non US cities around the world such as Mexico D.F, Bogotá, Milan, Paris, Cairo the list is endless.

Even more critical is an invisible issue related to the stress of commuting and resulting dysfunction that it imposes upon families for which there is no method of measurement. Domestic violence, verbal abuse, eating disorders, health issues and overall disconnection between spouses and children are increasing. The latter is crucial since many parents depart early in the day to drive to work and/or arrive home quite late. Children suffer from their parent’s absence because the parent is unable to provide much needed interaction or attention. Imagine arriving home at 7:00pm exhausted only to face your parental duties: helping your child with homework, talking about their day, preparing dinner and interacting with your significant other. That’s a tall order when you’re spent! The energy required to fuel these responsibilities is generally eroded after such a demanding workday followed by the long commute of driving home. The result is tension, low tolerance and a disrupted environment.

If we have to acknowledge the reasons why modern day economy should shift into working from home, we might have to check all of the above. On the other hand and now at the work place, there are subliminal reasons that can supplement the aforementioned such as intrigue between co-workers which lends to non productive and distracting affairs or bad bloody situations. In many cases, employees feel intimidated, harassed or tense with moody or mean bosses lingering which in turn affects productivity and erodes a sense of belonging. Have you heard from coworkers that their boss is moody because maybe he/she did get laid? So why everybody else in the company or organization needs to pay from others frustrations.

Another aspect people and organizations are not counting is the tons of paper produced and often wasted by not having a zero paper system in place, where forms and digital certificates play a big role. On the other hand the massive amounts of carbon emissions released into the atmosphere by vehicles on a daily basis commute. Subsequently, many lives are lost on a regular basis due to road accidents and many work days are sacrificed due to climate limitation especially in the winter.

 

Working from home offers a built-in advantage that allows employees to more efficiently manage their time and promote well being by reducing daily commute. Scheduled office meetings can be coordinated by business managers to gauge company and departmental progress with accountability equal to in-office meetings. Integrating a common ground system would interconnect employees by commonizing duties, interaction and responsibilities shared by all. Scan Archives has revolutionized what Dropbox and Google Docs pioneered thus immensely improving the virtual office concept. Your company or organization can begin a gradual transition. Moreover, the adjustment is primarily about accepting a new method of behavior in work production. It is time to revolutionize the global workforce.

Two of the most significant societal behaviors include working and learning methods. Our next article will talk about how technology is rapidly influencing schools and their educational approach in preparation of our children for a highly competitive future.

Luis E Woolley
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Washington, D.C.

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